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Auditorías del gasto en telecomunicaciones – ¿Eficaces? Sí, pero hay más.
Las auditorías de gasto en telecomunicaciones (en inglés: TEA – Telecom Expense Audits) son herramientas eficaces para ayudar a las organizaciones a poner de manifiesto ahorros potenciales. Pero una solución de Gestión del Gasto en Telecomunicaciones (en inglés: TEM-Telecom Expense Management) además de ayudar a gestionar y controlar los costes de telecomunicaciones, permite a las organizaciones gestionar su inventario, garantizar el cumplimiento de los procesos de adquisición de servicios y ayudar a negociar mejores acuerdos con las operadoras.
Antes de comenzar a contarles las ventajas del TEM, conviene que nos pongamos de acuerdo en que entendemos por Auditoría del gasto en Telecomunicaciones. La TEA es un proceso valioso que ayuda a las organizaciones a descubrir los ahorros potenciales en la factura de telecomunicaciones. Este término, a veces se utiliza en sentido estricto para referirse al proceso específico de validación de facturas. Sin embargo, en este artículo, nos referiremos a la TEA como el proceso de obtener una visión integral del estado actual de las telecomunicaciones de una organización en un momento dado. Es principalmente un proceso manual que dibuja una línea base de su entorno de telecomunicaciones e identifica errores históricos de facturación.
Por ello, si nunca ha realizado una TEA en su organización, le recomendamos encarecidamente que lo haga. Lo más probable es que obtenga retornos inmediatos y descubra oportunidades para la mejora de los procesos en su negocio.
Lo habitual es que se comience realizando una auditoría de línea base inicial sobre sus gastos actuales en telecomunicaciones, revisando sus facturas y contratos e identificando las oportunidades de eliminar servicios no utilizados y de recuperar cantidades pagadas de más por sobrefacturación.
Dado que TEA puede generar ahorros inmediatos (y de hecho lo hacen), algunas organizaciones confían en auditorías puntuales como único mecanismo de gestión del gasto en telecomunicaciones.
¿Por qué se pierden los beneficios obtenidos en las TEA?
Una vez realizada la auditoría y a menos de que haya un sistema de seguimiento específico, los beneficios obtenidos podrían diluirse por las siguientes razones:
- Falta de adhesión a la política establecida – A menudo se define una política de uso apropiada, pero rara vez se hace cumplir. Una solución para la gestión del uso, basándose en los datos de la contabilidad de llamadas y los sistemas de gestión de facturas, puede proporcionar la información necesaria para identificar el uso indebido de los recursos de telecomunicaciones.
- Procesos manuales – Sin el soporte del software adecuado, la gestión de la contratación, la facturación recibida y el inventario, son procesos manuales intensivos en mano de obra y por tanto propensos a errores.
- Cambio de tecnología – A medida que la red de telecomunicaciones evoluciona y la tecnología se actualiza, los resultados de las auditorías quedan obsoletos.
- Aumento de la complejidad de la red – Los cambio en las ubicaciones de oficinas, los nuevos requisitos y el despliegue de nuevos sistemas, añaden complejidad a la red y pueden originar problemas en los sistemas manuales de gestión del gasto.
Hasta que la siguiente auditoría pueda identificar y resolver –temporalmente- algunos de estos problemas e ineficiencias, el perjuicio económico producido entre auditorías es en gran parte irrecuperable. Y debido a que la organización solo tiene una visión puntual de su red de telecomunicaciones, a través de las instantáneas proporcionadas por las TEA, no puede identificar tendencias, hacer previsiones o crear planes estratégicos.
Surge así la necesidad de contar con un programa TEM centralizado y automatizado, que evite que los errores e inexactitudes se acumulen rápidamente limitando la capacidad de la organización para gestionar su inventario de telecomunicaciones, conciliar las facturas, realizar un seguimiento de los requisitos de telecomunicaciones corporativas y determinar si se cumplen los compromisos contractuales con los operadores.
MARD Ingenieros proporciona valor a su organización automatizando la gestión y auditoría del gasto en telecomunicaciones.
A través de nuestro servicio de gestión del gastos en telecomunicaciones,(TEM) podemos ayudarle a implementar mejoras permanentes en los procesos y maximizar los ahorros a largo plazo.
Si está considerando un plan a largo plazo que ayude a su organización a optimizar los gastos en telecomunicaciones, no lo dude, podemos ayudarle y por menos de lo que piensa.
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